A VI-Share rendszerben az ügyfélcégek és a hozzájuk tartozó felhasználók kezelése adminisztrátori jogosultsághoz kötött művelet. A megfelelő struktúra kialakítása alapvető a dokumentumok elkülönített és biztonságos kezeléséhez, mivel a rendszer ügyfelenként külön tárhelyet biztosít.
Ügyfél cég létrehozása
Új ügyfél cég rögzítéséhez az alábbi lépések szükségesek:
- Nyissa meg az Ügyfél cégek menüpontot.
- Kattintson a Cég felvétele gombra.
- Adja meg a szükséges cégadatokat.
- Mentse a rögzített adatokat.
A művelet elvégzését követően a rendszer létrehozza az új ügyfél céget, amely önálló, elkülönített dokumentumtérrel rendelkezik.
Felhasználók hozzáadása ügyfél céghez
Az ügyfél cég létrehozása után lehetőség van a céghez tartozó felhasználók rögzítésére:
- Az Ügyfél cégek listában keresse meg a kívánt céget.
- A cég neve mellett kattintson az Ügyfelek gombra.
- Indítsa el az új felhasználó felvételét.
- Adja meg az alábbi adatokat:
- Név
- E-mail cím
- Hozzárendelni kívánt (egy vagy több) ügyfél cég
- Mentse a felhasználót.
Ezzel a felhasználó hozzárendelésre kerül az adott ügyfél céghez, és jogosultságot kap a hozzá tartozó dokumentumok elérésére.
Felhasználói hozzáférés aktiválása
A felhasználó rögzítését követően a rendszer automatikusan aktiváló e-mailt küld a megadott e-mail címre.
- Az e-mail egy egyedi hivatkozást tartalmaz.
- A felhasználó ezen keresztül beállítja saját jelszavát.
- A jelszó megadását követően azonnal be tud lépni a rendszerbe, és hozzáfér a számára elérhető felülethez.
Fontos
- Minden felhasználó egyedi hozzáféréssel rendelkezik, amely biztosítja a tevékenységek visszakövethetőségét.
- Egy ügyfél céghez több felhasználó is rendelhető, így a különböző kapcsolattartók vagy munkatársak egyaránt hozzáférhetnek a releváns dokumentumokhoz.
- A hozzáférések később bármikor módosíthatók vagy visszavonhatók az adminisztrátor által, a Szerkesztés gombra kattintva.