Szkennelés mobillal
A papír alapú dokumentumok digitalizálása sok vállalkozásnál még mindig több lépésből álló, manuális folyamat: a dokumentum lefényképezése vagy beszkennelése, átmásolása a számítógépre, majd külön feltöltése a rendszerbe. Ez nemcsak időigényes, hanem könnyen hibákhoz is vezethet, például rossz ügyfélhez kerülhet egy fájl, vagy egyszerűen elmarad a feltöltés egy váratlan telefonhívás miatt.
A VI-Share mobilalkalmazása ezt a folyamatot egyszerűsíti le. A dokumentumok közvetlenül a telefonról kerülnek a rendszerbe, a megfelelő ügyfélhez vagy mappába. Így a papíralapú iratok digitalizálása gyorsabbá, egyszerűbbé és megbízhatóbbá válik.
Közvetlen digitalizálás a rendszerbe
A mobilalkalmazással a papír dokumentumok közvetlenül a rendszerbe rögzíthetők, nincs szükség külön átmásolásra vagy utólagos feltöltésre.
Miért fontos ez?
A több lépésből álló folyamatok könnyen megszakadnak vagy hibához vezetnek. Ha a dokumentum azonnal a rendszerbe kerül, kisebb az esély arra, hogy egy értékes dokumentum elfelejtődik vagy rossz helyre kerül.
Gyorsabb dokumentumfeldolgozás
A dokumentumok rögzítése néhány lépésben elvégezhető közvetlenül a telefonról, felgyorsítva a munkát.
Miért fontos ez?
A papírok digitalizálása sokszor csak „későbbre halasztott” feladat. Ha a folyamat gyors és kényelmes, nagyobb eséllyel történik meg azonnal.
Közvetlen ügyfélhez rendelés
A rögzített dokumentum már a feltöltés pillanatában a megfelelő ügyfélhez vagy dokumentumkategóriába kerülhet, nem utólag kell válogatni, rendszerezni.
Miért fontos ez?
Így elkerülhető az utólagos rendszerezés, és kisebb az esély arra, hogy egy dokumentum rossz helyre kerül.
Tárhelyre optimalizált dokumentumok
A mobilalkalmazás a dokumentumokat automatikusan a felhasználási célhoz optimalizált formátumban és méretben menti.
Miért fontos ez?
Sok szkennelő alkalmazás feleslegesen nagy méretű képeket hoz létre. Az optimalizált fájlok kevesebb tárhelyet foglalnak, miközben a dokumentumok jól olvashatók maradnak.
Egyszerű, terepen is használható megoldás – ügyfeleinek is
A dokumentumok rögzítése nem kötődik irodai eszközökhöz vagy szkennerhez, egy okostelefon is elegendő.
Miért fontos ez?
A dokumentumok ott digitalizálhatók, ahol keletkeznek – például egy ügyféltalálkozón vagy a könyvelési anyagok átvételekor.
