A VI-Share rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy egy meglévő ügyfél céghez több felhasználó is hozzárendelésre kerüljön. Ez különösen hasznos olyan esetekben, amikor egy cégen belül több kapcsolattartó dolgozik, vagy helyettesítés biztosítása szükséges.
További felhasználók hozzáadása
Új felhasználók rögzítéséhez az alábbi lépések szükségesek:
- Nyissa meg az Ügyfél cégek menüpontot.
- A kívánt ügyfél cég sorában kattintson az Ügyfelek gombra.
- Vegyen fel új felhasználót a korábban ismertetett módon (név, e-mail cím, cég hozzárendelése).
A rendszer nem korlátozza az egy ügyfél céghez rendelhető felhasználók számát, így tetszőleges számú kapcsolattartó kezelhető.
Aktiválás folyamata
Az újonnan felvett felhasználók esetében az aktiválás folyamata megegyezik az első felhasználók létrehozásakor alkalmazott lépésekkel:
- A rendszer automatikus aktiváló e-mailt küld a megadott címre.
- A felhasználó a levélben található hivatkozáson keresztül beállítja jelszavát.
- Ezt követően azonnal hozzáfér a rendszerhez és a számára elérhető dokumentumokhoz.
Audit és nyomon követhetőség
A rendszer minden felhasználói műveletet név szerint naplóz, ezért az auditálhatóság és az átláthatóság szempontjából kiemelten fontos az egyedi felhasználói fiókok használata.
- Minden esemény (pl. feltöltés, letöltés, megtekintés) a konkrét felhasználó nevéhez kötve kerül rögzítésre.
- Közös hozzáférések használata nem javasolt, mivel ez rontja a visszakövethetőséget.
- Több kapcsolattartó esetén célszerű minden érintett számára külön felhasználót létrehozni.
Ez a működés biztosítja, hogy minden tevékenység pontosan visszakövethető legyen, ami nemcsak a belső kontrollt erősíti, hanem adatbiztonsági és jogi szempontból is kiemelten fontos.