A VI-Share rendszer audit naplója egy központi, csak olvasható lista, amely részletesen rögzíti a dokumentumokkal kapcsolatos felhasználói műveleteket. Célja az átláthatóság, az ellenőrizhetőség és a visszakövethetőség biztosítása üzleti és adatvédelmi szempontból.
Hozzáférés az audit naplóhoz
Az audit napló kizárólag adminisztrátori jogosultsággal érhető el.
Megtekintés lépései:
- Nyissa meg az Audit menüpontot.
- A rendszer megjeleníti a naplózott események listáját.
Naplózott események
Az audit napló automatikusan rögzíti a dokumentumokkal kapcsolatos legfontosabb műveleteket:
- Dokumentum feltöltése
- Dokumentum letöltése
- Dokumentum megtekintése
- Dokumentum törlése
Minden esemény egyértelműen összekapcsolásra kerül a végrehajtó felhasználóval, így pontosan visszakövethető, hogy ki, mikor és milyen műveletet hajtott végre.
Keresés és szűrés
Az audit napló táblázatos formában jelenik meg, és több szempont alapján kereshető és rendezhető:
- Művelet típusa
- Dokumentum neve
- Kategória
- Felhasználó neve
- Felhasználó típusa (szolgáltató / ügyfél)
- Ügyfél cég
- Dátum
Ezek a szűrési lehetőségek kombinálhatók, így gyorsan előállítható egy adott eseményhez vagy időszakhoz tartozó pontos lista.
Funkció és jelentőség
Az audit napló:
- biztosítja a teljes körű visszakövethetőséget,
- támogatja a belső ellenőrzési folyamatokat,
- segíti az esetleges vitás helyzetek tisztázását,
- hozzájárul a jogszabályi és adatvédelmi megfeleléshez.
A rendszer működésének egyik kulcseleme, hogy minden releváns dokumentumkezelési esemény naplózásra kerül, így a dokumentumok életciklusa teljes mértékben átlátható marad.