Biztonságos platform
A VI-Share célja, hogy a cégek és ügyfeleik közt történő dokumentumcserét ellenőrizhető, visszakövethető és jogosultság-alapú keretek közé terelje. Nem egy általános fájlmegosztó eszköz, hanem kifejezetten üzleti adatcserére kialakított ügyfélportál, ahol minden hozzáférés szabályozható és naplózott.
Az alábbi funkciók azt szolgálják, hogy a bizalmas dokumentumok ne e-mail mellékletekben vagy megosztott, átláthatatlan mappákban keringjenek, hanem strukturált módon, ügyfelenként elkülönítve, pontos jogosultságkezeléssel legyenek elérhetők.
Jogosultság-alapú hozzáférés
Minden dokumentum láthatósága pontosan szabályozható: ki láthatja, ki töltheti le, és ki módosíthatja. Az ügyfelek csak a számukra megosztott tartalmakhoz férnek hozzá, így elkerülhető, hogy érzékeny információk illetéktelenekhez kerüljenek.
Miért fontos ez?
Egy rosszul megosztott mappa vagy véletlenül több címzettnek is elküldött e-mail könnyen olyan adatokhoz adhat hozzáférést, amelyeknek nem lenne szabad kikerülniük. A pontos jogosultságkezelés segít megelőzni az ilyen hibákat.
Ügyfelenként elkülönített tárhely
Az adatok ügyfélportálok szerint strukturáltan és elkülönítve kerülnek tárolásra. Ez megakadályozza, hogy különböző partnerek dokumentumai összekeveredjenek, és átláthatóvá teszi a dokumentumkezelést még nagyobb ügyfélkör esetén is.
Miért fontos ez?
Ha sok ügyfél dokumentuma egy helyen van, könnyen előfordulhat, hogy valaki véletlenül nem a saját fájlját kapja meg. Az elkülönítés segít elkerülni az ilyen kellemetlen és potenciálisan jogi problémát jelentő hibákat.
Teljes hozzáférési naplózás
A rendszer naplózza a fontos eseményeket: feltöltéseket, letöltéseket, módosításokat és hozzáféréseket. Így bármikor visszakövethető, hogy ki, mikor és milyen dokumentumhoz fért hozzá. Nincs több „vajon megkapta-e?” kérdés.
Miért fontos ez?
Ha felmerül egy kérdés egy dokumentummal kapcsolatban, pontosan látható, mi történt vele. Ez segít az átláthatóságban és megkönnyíti az esetleges vitás helyzetek tisztázását.
Hozzáférések azonnali visszavonása
Az ügyfélportálhoz adott hozzáférés bármikor módosítható vagy megszüntethető. Ez különösen fontos akkor, ha egy projekt lezárul, egy partner (vagy egy munkatársa) kilép, vagy egy dokumentumhoz már nem szükséges hozzáférés.
Miért fontos ez?
Az emailben elküldött fájlokat nem lehet „visszahívni”. Egy ügyfélportálban viszont bármikor megszüntethető a hozzáférés, így az adatok feletti kontroll megmarad.
Titkosított adatkezelés
A dokumentumok tárolása és továbbítása titkosított kapcsolaton keresztül történik. Ez védi az adatokat a jogosulatlan hozzáféréstől mind az átvitel, mind a tárolás során. Az adatokat az Európai Unió területén lévő, biztonságos adatközpontokban tároljuk, azokhoz harmadik fél nem fér hozzá.
Miért fontos ez?
Az érzékeny üzleti és személyes adatok védelme alapvető követelmény. A titkosítás segít biztosítani, hogy az információk csak a jogosult felek számára legyenek hozzáférhetők. Így az ügyféladatok biztosan nem kerülnek egy nagy nemzetközi platform ökoszisztémájába.
GDPR-tudatos működés
A platform kialakítása figyelembe veszi az adatvédelem alapelveit: a hozzáférések kontrollálhatók, a műveletek naplózottak, az adatok kezelése pedig átlátható és dokumentálható. Ez segíti a vállalkozásokat az adatkezelési kötelezettségek betartásában.
Miért fontos ez?
Sok vállalkozás kezel személyes vagy bizalmas adatokat. Egy átlátható, kontrollált rendszer megkönnyíti az adatvédelmi előírások betartását és csökkenti az incidensek kockázatát.
