A VI-Share lehetővé teszi, hogy dokumentumokat egyszerűen és átláthatóan ossza meg partnereivel, valamint fogadja az Önnek küldött fájlokat. Belépés után azonnal a dokumentumok felület jelenik meg.
Amennyiben több céghez is hozzáférése van, a feltöltés vagy megtekintés előtt ki kell választania, hogy melyik cég nevében kíván műveletet végezni. Ha csak egy cég nevében használja a rendszert, akkor ez automatikusan kiválasztásra kerül, így ezzel nincs további teendője.
Dokumentum feltöltéséhez használja a Feltöltés gombot. A megjelenő ablakban lehetősége van egyszerre több fájl kiválasztására is (többszörös kijelöléssel), így nem szükséges azokat egyesével feltölteni.
Fontos
- A feltöltés során érdemes a dokumentumoknak a tartalmukra utaló, egyértelmű nevet adni, valamint – ha szükséges – kategóriákat és címkéket használni a könnyebb rendszerezés érdekében.
- A feltöltött dokumentumokról a címzettek automatikus értesítést kapnak, ezért nincs szükség külön jelezni számukra.
A kategóriák, címkék később is módosíthatók a Szerkesztés gombra kattintva, melynek ikonja:
A dokumentumok letöltése a nevük melletti Letöltés gombra kattintva lehetséges. Kijelölhet több dokumentumot is, és a lista alján lévő Kijelölt dokumentumok letöltése gombbal ezeket egyszerre is le tudja tölteni, nem csak egyenként.
A dokumentumlista „Címzett letöltötte” oszlopában nyomon követheti, hogy a címzett mikor töltötte le az adott fájlt.
A dokumentumok közötti keresésről és részletesebb rendszerezési lehetőségekről a következő fejezet nyújt további információt.