A VI-Share többféle lehetőséget biztosít a dokumentumok átlátható rendszerezésére és gyors visszakeresésére.

A dokumentumok feltöltése során – illetve utólag is – lehetőség van kategória megadására, valamint tetszőleges címkék (tagek) hozzárendelésére. Ezek segítségével a fájlok logikusan csoportosíthatók, és a későbbiekben könnyebben megtalálhatók. A kategóriák és címkék bármikor módosíthatók a ceruza ikonra kattintva, így nem jelent problémát, ha a rendszerezést csak később alakítja ki.

A dokumentumlista oszlopai alapján további szűrési és rendezési lehetőségek állnak rendelkezésre. Kereshet és rendezhet többek között a dokumentum neve, kategóriája, címkéi, megjegyzése, valamint a feltöltés és letöltés dátuma szerint. Ezek a szempontok egymással kombinálhatók is, így például könnyen megjeleníthetők egy adott kategóriába tartozó, meghatározott időszakban feltöltött dokumentumok, név szerinti sorrendben.

A lista felett található fülek segítségével gyorsan válthat a különböző nézetek között. Megjelenítheti az összes dokumentumot (Minden dokumentum), kizárólag az Önnek küldött fájlokat (Szolgáltató küldte), vagy csak az Ön által feltöltött dokumentumokat (Ügyfél küldte).

Ezek az eszközök együttesen biztosítják, hogy nagyobb mennyiségű dokumentum esetén is gyorsan és hatékonyan megtalálja a keresett fájlokat.