Sok vállalkozásnál teljesen természetes megoldásként indul: van egy közös Drive vagy más felhőfiók, aminek a belépési adatait mindenki ismeri, és ide kerül minden dokumentum. Nem kell külön felhasználókat létrehozni, nincs jogosultságkezelés, minden „egy helyen van”, és bárki hozzáfér, amikor szüksége van rá.
Egy ideig ez valóban működik. Ahogy azonban nő a cég, több lesz az ügyfél és egyre több dokumentum keletkezik, a rendszer elkezd szétesni. Egy ponton már nem az a kérdés, hogy kényelmes-e, hanem az, hogy egyáltalán átlátható-e még, mi történik a fájlokkal. Nézzük meg, hogy milyen probléma rejtőzködik ezen jelenségek mögött!
Miért nem látszik, ki mit csinál?
Amikor mindenki ugyanazzal a felhasználóval lép be, megszűnik az egyéni felelősség. Egy fájl feltöltése, módosítása vagy törlése mögött nem áll konkrét személy, így ezek a műveletek gyakorlatilag névtelenné válnak. Ez elsőre nem tűnik problémának, de amikor valami eltűnik vagy megváltozik, hirtelen nagyon is az lesz.
Ilyenkor jelennek meg a munkatársak tipikus kérdései (általában szolid pánikkal a hangjukban):
– Ki nevezte át ezt a fájlt?
– Ki törölte ezt a mappát?
– Honnan került ide ez a fájl?
Ezekre azonban nincs válasz, mert a rendszer nem erre lett kitalálva. Egy jól működő környezetben ezek nem találgatások, hanem egyszerűen visszanézhető információk.
Mindenki mindent lát – akkor is, ha nem kellene
A közös fiók egyik „előnye”, hogy nincs korlátozás: mindenki hozzáfér mindenhez. Ez azonban a gyakorlatban inkább hátrány. A legtöbb vállalkozás nem úgy működik, hogy minden munkatárs minden ügyféllel dolgozik, mégis minden adat mindenki számára láthatóvá válik.
Ez nemcsak szervezési probléma, hanem bizalmi kérdés is. Ügyféladatok, pénzügyi információk vagy egyéb érzékeny dokumentumok esetében egyáltalán nem mindegy, hogy ki fér hozzá. Egy idő után nem az lesz a kérdés, hogy kényelmes-e a rendszer, hanem az, hogy vállalható-e így működni…
Amikor valaki kiesik, kiderül, hogy nincs rendszer
Egy közös fióknál látszólag nincs jelentősége annak, hogy ki mit csinál, hiszen mindenki ugyanúgy hozzáfér. Amíg mindenki jelen van, ez még működhet is. A probléma akkor kezdődik, amikor valaki szabadságra megy, kilép a cégből, vagy valami miatt éppen nem elérhető.
Ilyenkor derül ki, hogy valójában nincs kialakult struktúra. Nem egyértelmű, hogy ki miért felel, nincs mit átadni, és nincs mit átvenni sem. A munka folytatódik, de sokkal több egyeztetéssel és bizonytalansággal, mint amennyire szükség lenne. És akkor még nem hibázott senki, csak az életünket keserítettük meg. 🙂
Biztonság és adatvédelem: a láthatatlan kockázat
A megosztott fiókok egyik legnagyobb problémája, hogy láthatatlanul hordoznak kockázatot. A jelszó több embernél van (és valljuk be… nem mindenki vigyáz rá az iparági sztenderdek szerint 🙂), nem kontrollálható, ki lép be, és gyakorlatilag lehetetlen egyetlen személy hozzáférését megszüntetni anélkül, hogy mindenkit érintenénk.
Ez különösen akkor válik fontossá, amikor valamilyen hiba történik. Egy rossz helyre küldött dokumentum, egy törölt fájl vagy egy jogosulatlan hozzáférés esetén nem lehet pontosan rekonstruálni az eseményeket. Pedig a mai adatkezelési elvárások egyik alapja éppen az, hogy ezek a folyamatok visszakövethetők legyenek.
A „megoldás” sokszor csak bonyolítás
A legtöbb cég nem egyik napról a másikra vált rendszert, hanem megpróbálja a meglévőt „megjavítani”. Új mappastruktúrák születnek, szabályok kerülnek bevezetésre, és egyre több belső egyeztetés szükséges ahhoz, hogy mindenki ugyanúgy használja a rendszert (ami persze nem sikerül, mert még a legjobb szándék mellett is mindig lesz figyelmetlenség, véletlen hibázás).
Ettől azonban a működés nem lesz átláthatóbb, csak több energiát igényel. A probléma nem a fegyelemmel van, hanem azzal, hogy az eszköz nem arra a feladatra készült, amire használni próbáljuk.
Amikor rendet szeretnénk – és jön a költség
Sok vállalkozás egy ponton eljut oda, hogy külön felhasználókat szeretne, és valódi hozzáféréskezelést vezetne be. Itt azonban egy újabb korlátba ütköznek: a legtöbb általános felhőszolgáltatás felhasználónként (azaz munkatársanként) áraz.
Ez azt jelenti, hogy minden új munkatárs külön költséget jelent, és ahogy nő a csapat, az előfizetés ára is vele nő. Így gyakran egy kompromisszumos helyzet alakul ki: vagy marad a közös fiók minden problémájával együtt, vagy jelentősen nőnek a havi költségek.
Mi lenne a helyes irány?
A fenti problémák nem különálló hibák, hanem egy közös okra vezethetők vissza: a dokumentumkezelés nincs a tényleges működéshez igazítva. Egy vállalkozás valójában ügyfelekkel, projektekben és felelősségi körökben gondolkodik, nem pedig egyetlen közös fájltárban. Ha belegondolunk, régen a papír alapú dokumentumokat sem úgy kezeltük, hogy egy hatalmas, közös asztalon kupacokat képeztünk – legalábbis a jobb helyeken. 🙂
Egy jól kialakított rendszer a tényleges működést tükrözi. A hozzáférések személyekhez kötöttek, de szabályozhatók, az adatok ügyfelenként elkülönítve jelennek meg, és minden művelet visszakövethető. Így nemcsak a biztonság javul, hanem a napi munka is kiszámíthatóbbá válik.
Összefoglalva
A közös Drive fiók rövid távon kényelmes megoldás, hosszabb távon azonban egyre több problémát hoz felszínre. Az átláthatóság csökken, a felelősségek elmosódnak, és a működés egyre inkább ad hoc jellegűvé válik.
A legtöbb vállalkozás ezt fokozatosan tapasztalja meg, miközben növekszik, és próbálja fenntartani a rendszert. Egy idő után azonban világossá válik, hogy nem egy-egy hibát kell javítani, hanem magát a működési modellt érdemes újragondolni.
Záró gondolat
Ha a mindennapi munka során rendszeresen felmerül, hogy egy dokumentum hol van, ki fér hozzá, vagy mi történt vele, az általában nem egyedi hiba, hanem egy rosszul illeszkedő megoldás jele.
Ma már léteznek olyan eszközök, amelyek kifejezetten ügyfelekkel történő dokumentumcserére készültek, és nem általános fájlmegosztásból próbálnak működő rendszert faragni. Ezek nemcsak biztonságosabbak, hanem egyszerűbbé is teszik a napi munkát.
