Keresés és betekintés
Ha a dokumentumok hosszabb ideig megőrzésre kerülnek, gyorsan felmerül az igény arra, hogy később is könnyen megtalálhatók legyenek. Az e-mailes dokumentumküldésnél vagy általános fájlmegosztó rendszereknél gyakran nehéz visszakeresni egy régebbi fájlt, különösen akkor, ha több ügyféllel és több munkatárssal történik a kommunikáció.
A VI-Share-ben a dokumentumok eleve ügyfelek szerint rendezve jelennek meg, és több szempont alapján is könnyen szűrhetők. A cél az, hogy néhány kattintással megtalálható legyen egy korábbi dokumentum, és gyorsan ellenőrizhető legyen az is, hogy az ügyfél már megnyitotta vagy letöltötte-e.
Ügyfelenként rendezett dokumentumok
A dokumentumok alapértelmezésben ügyfelenként elkülönítve jelennek meg, így minden partner anyagai egy helyen érhetők el.
Miért fontos ez?
Ha több ügyfél dokumentumai egy közös mappastruktúrában vannak, könnyen nehézzé válik a keresés. Az ügyfelenkénti struktúra gyorsabb és átláthatóbb munkát tesz lehetővé.
Kategóriák és címkék használata
A dokumentumok kategóriákba rendezhetők és címkékkel láthatók el, így több szempont alapján is rendszerezhetők.
Miért fontos ez?
Nem mindenki ugyanúgy gondolkodik a fájlok rendszerezéséről. A kategóriák és címkék lehetővé teszik, hogy a dokumentumok több logika szerint is könnyen megtalálhatók legyenek.
Gyors szűrés és rendezés
A dokumentumok dátum, kategória vagy más tulajdonság szerint egy kattintással szűrhetők és rendezhetők.
Miért fontos ez?
Nagyobb mennyiségű dokumentum esetén sok időt lehet veszíteni a manuális kereséssel, főleg, ha azok szétszórva állnak csak rendelkezésre. A gyors szűrés segít néhány másodperc alatt megtalálni a szükséges fájlokat.
Dokumentumok megtekintése letöltés nélkül
A képek és PDF dokumentumok közvetlenül a böngészőben, egy felugró ablakban is megnyithatók egy gyors betekintésre.
Miért fontos ez?
Nem szükséges minden fájlt letölteni a számítógépre ahhoz, hogy megnézhessük a tartalmát. Ez gyorsabb munkát tesz lehetővé, ha csak egy gyors belepillantásra van szükség.
Látható dokumentummegnyitási állapot
A felületen egyértelműen látszik, hogy egy dokumentumot az ügyfél már letöltött-e vagy megnyitott-e.
Miért fontos ez?
Így könnyen ellenőrizhető, hogy egy elküldött dokumentum valóban eljutott-e a címzetthez. Ez sok esetben megspórol egy külön emailt vagy telefonos egyeztetést.
